A persolog Brasil é a distribuidora exclusiva no Brasil dos instrumentos de assessment e aprendizagem persolog® uma empresa presente no mercado de lingua alemã desde 1990, com distribuidores em diversos países da Europa, EUA, China, Japão, Reino Unido, América Central e America do Sul (Brasil), que oferece suporte material e serviços para área de desenvolvimento pessoal com produtos e serviços resultantes de décadas de pesquisa científica.

A persolog Brasil atua no mercado brasileiro desde 2009, e é responsável pela tradução, adaptação, produção dos materiais didáticos, comercialização, Capacitação/Certificação e suporte hotline de Analistas/Formadores/Consultores Certificados, venda de produtos impressos e online, e pós-venda em todo o Brasil.

Imagem de persolog Brasil

Com a sua sede situada em Montes Claros – Minas Gerais (Brasil), a persolog Brasil é também representada através de Parceiros Estratégicos em São Paulo/SP e em Recife/Pernambuco. Os Formadores Certificados e os Analistas independentes trabalham em diversos outros estados.

Peter J. Burgener, CEO da persolog Brasil, fala-nos sobre a migração para as Google Apps:

Antes de avançar para as Google Apps o nosso email funcionava num alojamento externo que sincronizava com o Outlook dos nossos desktops locais.

Para melhor garantir a preservação dos nossos dados precisávamos de um sistema mais eficaz. Usávamos um backup manual para disco externo, com uma frequência irregular, o que representava um grande risco.

O objectivo principal da nossa equipa de TI é oferecer suporte aos nossos Formadores/Consultores e Analistas em caso de emergência (hotline). A nível interno o suporte TI destina-se essencialmente à área comercial e de gestão, uma vez que, baseado no conceito internacional, todas as restantes atividades de TI, como programação, base de dados, manutenção e a nossa plataforma eletrónica estão sob a responsabilidade da sede na Alemanha.

No sentido de otimizar recursos e aumentar a produtividade, precisávamos de uma solução de comunicação e colaboração integrada com o nosso CRM, que libertasse a nossa equipa para as atividades realmente importantes (suporte a clientes e parceiros, marketing e vendas).

As Google Apps for Work foram-nos apresentadas por um dos consultores comerciais da TopSolutions, que nos clarificou as vantagens da solução e da integração com o Zoho CRM.

Após uma avaliação detalhada da oferta da TopSolutions, e a experiência de outras empresas na utilização das aplicações, a nossa Direção e a Gestão Comercial levaram aproximadamente quatro semanas para decidir e avançar.

Ao avançar para as Google Apps na verdade existiu um investimento da nossa parte em segurança e integração com o nosso sistema CRM (Zoho CRM). Esta integração levou não só a uma redução das horas de trabalho, como evitou a duplicação de informação/tarefas entre sistemas, o que propiciou uma maior produtividade.

A nuvem da Google dá-nos garantia e tranquilidade na proteção dos dados, mantendo seguros os registos das comunicações e informações trocadas com os clientes (email, documentos, …), permitindo a otimização do trabalho.

Algumas das nossas motivações para avançar com as Google Apps foram :

• Implementar um sistema compatível e integrado com o Zoho CRM,
• Utilizar uma Drive para ficheiros partilhados na nuvem,
• Aumentar a disponibilidade e a segurança,
• Melhorar a mobilidade da equipa técnica e de vendas,
• Minimizar o spam.

Nas fases de avaliação da proposta fomos prontamente atendidos em todas as questões, assim como, posteriormente, na contratação e instalação.

A transição ocorreu rapidamente, levámos aproximadamente 15 dias para validar o processo, migrar os dados do sistema antigo e CRM, realizar os desenvolvimentos específicos e a integração.

Recebemos todo o apoio necessário durante o processo de implementação, por parte da equipa de suporte da TopSolutions, que nos guiou de forma muito eficiente na configuração das aplicações, levando a que migração fosse realizada com sucesso. De igual modo, a assistência adequada da equipa de manutenção da TopSolutions, contribui para o êxito continuado da adoção.

Uma das preocupações naturais com a mudança para uma nova plataforma é sempre o tempo de aprendizagem por parte dos utilizadores, no entanto, esse desafio foi amenizado pois a maioria dos colaboradores já conheciam o Gmail (para particulares).

Providenciámos formação por utilizador para clarificar a integração com o CRM e as ferramentas, disponibilizando também as informações tutoriais para auxiliar na aprendizagem e no conhecimento das possibilidades das aplicações.

Devido a especificidade do nosso trabalho, a equipa técnica e a equipa de vendas deslocam-se a várias regiões para o atendimento a clientes. Neste ponto o uso da interface web permite aceder de forma fácil a toda a informação (email, contatos, calendários, documentos,…), em qualquer momento, em qualquer lugar e em qualquer dispositivo, melhorando a nossa comunicação e colaboração.

Entre as aplicações que utilizamos constantemente destacamos, para além do Gmail, o Google Drive, o Google Docs, a Agenda, o Google+, o Google Analytics, o Google Translate, o Google Maps, o Picasa e o Site Search. Temos ainda uma integração entre as Google Apps e o Zoho CRM que nos permite incluir os contatos e emails diretamente no CRM.

Hoje em dia 100% dos nossos utilizadores acedem às aplicações exclusivamente através da web, colocando os ficheiros na drive e partilhando em tempo real, não só com a equipa, como também com os parceiros externos da persolog Brasil, o que faz com que todos sejam mais produtivos e se encontrem muito satisfeitos com a solução.

Com as Google Apps a nossa equipa pode focar-se nas tarefas centrais que incluem, a expansão da presença no mercado, a negociação com os parceiros interessados e a transferência de know-how aos formadores e consultores no Brasil, assegurando deste modo o crescimento continuado.

concluiu Peter Burgener o CEO da persolog Brasil.