Konsilia Services WLL, é uma empresa internacional que fornece serviços de consultoria e apoio a empresas interessadas em criar ou desenvolver negócios no Qatar e no Reino Unido.

A Konsilia foca a sua actividade nas indústrias de media, desporto e entretenimento.

Com sede localizada no distrito financeiro de West Bay, em Doha (Qatar), a Konsilia também tem escritórios de representação em Southampton (Reino Unido) e acordos de colaboração com empresas e profissionais de outros países.

Xavier Nova, Managing Director da Konsilia, fala-nos sobre a experiência com as Google Apps e a TopSolutions:

Antes de adoptar as Google Apps, tinhamos o e-mail num servidor Microsoft Exchange com clientes Outlook. Também trabalhávamos com Blackberries e o custo de manutenção dos sistemas era muito elevado.

Dependíamos de serviços de consultoria externa contratada e o uptime dos sistemas dependia da disponibilidade do profissional responsável. Tinhamos um esquema de backup manual do servidor e também contávamos com as cópias de cada profissional.

A nossa plataforma anterior já não estava à altura das nossas necessidades de mobilidade. O nosso negócio é basicamente virtual com profissionais independentes localizados em várias partes que viajam regularmente. Apesar de estarmos sediados no Qatar, os nossos parceiros e colaboradores trabalham remotamente a partir do Reino Unido, Qatar e outras partes do mundo.

A Necessidade de uma Mudança e Expectativas Superadas

Devido à complexidade de administração, aos problemas de disponibilidade e aos custos associados à nossa plataforma de e-mail anterior, decidimos começar a procurar uma solução que nos permitisse superar essas limitações.

Depois de analisarmos várias opções, juntamente com nosso CEO e a equipa de gestão, escolhemos a Suite Google Apps for Business e sistemas Mac, porque nos ofereciam mais vantagens em termos de funcionalidades e custos associados.

Os principais objectivos a atingir eram:

  • melhorar a mobilidade do pessoal,
  • permitir a independência, de uma equipa ou escritório, de um único local,
  • deixar de utilizar o Microsoft Exchange e o Outlook,
  • aumentar a capacidade de e-mail,
  • reduzir os custos associados com o e-mail.

Os resultados foram altamente satisfatórios, uma vez que conseguimos reduzir os custos associados à plataforma de e-mail, melhorar a mobilidade dos funcionários num ambiente de trabalho remoto, aumentar a capacidade de armazenamento e aceder a uma gama de ferramentas baseadas na nuvem.

Durante o projecto, contámos com a experiência e profissionalismo da equipa técnica TopSolutions, que tratou da migração a partir da solução de e-mail anterior de forma rápida e muito eficiente. Também tivémos sempre um responsável de atenção ao cliente, que nos aconselhou em todos os momentos e que nos fez sentir confortáveis, desde o início, sobre a migração para as soluções da Google.

A adopção da interface web (gmail) foi realizada de forma gradual uma vez que diversos profissionais apenas estavam acostumados a utilizar o Microsoft Outlook. Neste ponto, a perfeita integração entre o Google Apps e o Microsoft Outlook permitiu uma transição muito suave.

Adoptar a interface web foi um factor decisivo em termos de satisfação dos utilizadores e hoje são muito poucos os profissionais que permanecem ligados ao Microsoft Outlook.

A empresa conseguiu economias anuais muito significativas, em comparação com a plataforma anterior, multiplicando o armazenamento disponível por utilizador e optimizando o acesso através de dispositivos móveis.

Entre as aplicações que utilizamos numa base diária destacamos, além do e-mail, o Calendário, o Google Hangouts (chat), o Google Maps, o Google Earth, o Google Analytics e o Google Vault. Na verdade, a solução Google Vault reforça o nosso nível de segurança de e-mail, graças à criação de um arquivo automático em tempo real.

A mudança na forma de trabalho da Konsilia, gerada graças ao Google Apps for Business, foi muito positiva, uma vez que, além de promover a mobilidade e colaboração, nos permitiu resolver o problema com os e-mails, optimizando o nosso tempo e recursos.

Até hoje, estamos muito satisfeitos com a nossa decisão e estamos apostados em explorar as funções da ferramenta com maior profundidade

conclui o Managing Director da Konsilia.

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