Konsilia fortalece la movilidad y mejora el trabajo remoto con Google Apps

Konsilia Services WLL, es una empresa internacional de prestación de servicios de asesoramiento y apoyo a las empresas interesadas en establecer o desarrollar negocios en Qatar y Reino Unido.

Konsilia enfoca su actividad en la industria de los medios de comunicación, deportes y entretenimiento.

Con la sede principal ubicada en el distrito financiero de West Bay en Doha (Qatar), Konsilia tiene también oficinas de representación en Southampton (UK) y acuerdos de colaboración con compañías y profesionales de otros países.

Xavier Nova, Managing Director de Konsilia, nos cuenta sobre la experiencia con Google Apps y con TopSolutions:

Antes de adoptar las Google Apps, nosotros teníamos el email en un servidor Microsoft Exchange con clientes Outlook. También funcionábamos con Blackberries y el mantenimiento de los sistemas tenía un coste elevado.

Dependíamos de servicios de asesoría externa contratada y el uptime de los sistemas dependía de la disponibilidad del profesional responsable. Empleábamos un esquema de backup manual del servidor y dependíamos también de las copias de cada profesional.

Nuestra plataforma anterior ya no estaba a la altura de nuestras necesidades de movilidad. Básicamente nuestro negocio es virtual con profesionales independientes ubicados en distintas partes que viajan regularmente. Aunque la sede está en Qatar nuestros asociados y colaboradores trabajan remotamente desde Reino Unido, Qatar y otros puntos del globo.

La Necesidad de un Cambio y Expectativas Superadas

Debido a la complejidad en la administración, problemas de disponibilidad y los costes que suponía nuestra plataforma de correo electrónico anterior, decidimos iniciar la búsqueda de una solución que permitiera superar dichas limitaciones.

Tras analizar diversas opciones, junto con nuestro Socio director y el equipo directivo, elegimos la suite Google Apps for Business y sistemas Mac, debido a que ofrecía mayores ventajas en términos de funcionalidad y de costes asociados.

Los principales objetivos a conseguir eran:

  • mejorar la movilidad del personal,
  • permitir independencia, de un equipo o de una oficina, de una ubicación única,
  • dejar de usar Microsoft Exchange y Outlook,
  • aumentar la capacidad del email,
  • reducir los costes asociados al email.

Los resultados fueron altamente satisfactorios, ya que se logró reducir los costes asociados a la plataforma de correo, mejorar la movilidad del personal en un entorno de trabajo remoto, aumentar la capacidad de almacenamiento y acceder a una serie de herramientas basadas en la nube.

Durante el proyecto, contamos con la experiencia y la profesionalidad del equipo técnico de TopSolutions, que se encargó de la migración del histórico del correo electrónico de forma rápida y muy eficiente. También hemos tenido siempre un responsable de atención al cliente que nos ha asesorado en todo momento y desde el primer momento nos transmitió seguridad en la migración para las soluciones Google.

El uso de la interfaz web (gmail) se realizó gradualmente pues varios profesionales sólo estaban acostumbrados a usar Microsoft Outlook. En este punto la perfecta integración entre Google Apps y Microsoft Outlook ha permitido un cambio muy tranquilo.

La adopción de la interfaz web fue decisiva en cuanto a la satisfacción de los usuarios y al día de hoy son pocos los profesionales que siguen anclados con Microsoft Outlook.

La compañía logró ahorros muy significativos al año respecto de su plataforma anterior, multiplicando el almacenamiento disponible por usuario y optimizando el acceso a través de dispositivos móviles.

Entre las aplicaciones que utilizamos a diario destacamos, además del Correo Electrónico, Calendario, Google Hangouts (Chat), Google Maps, Google Earth, Google Analytics y Google Vault. Asimismo, la solución Google Vault refuerza el grado de seguridad de nuestro correo electrónico, gracias a la creación de un archivo automático en tiempo real.

El cambio en la forma de trabajar que se generó en Konsilia gracias a las herramientas de Google Apps for Business fue muy positivo, ya que, además de fomentar la movilidad y colaboración, permitió solucionar el problema con los correos electrónicos, optimizando nuestro tiempo y nuestros recursos.

Al día de hoy estamos muy satisfechos con nuestra decisión y buscamos explorar más profundamente las funcionalidades de la herramienta

concluye el Managing Director de Konsilia.

Si le gustaría saber más sobre el Google Apps for Business haga clic aquí.

Por | 2016-10-27T17:38:04+00:00 Junio 17th, 2014|Categorías: Casos de Estudio, Google Apps|Sin comentarios

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