GNI mejora la comunicación y colaboración con Google Apps

GNI – Gas Natural Industrial de Colombia S.A. E.S.P., es líder Colombiano en el desarrollo de soluciones energéticas basadas en el gas natural como fuente de combustión.

GNI elabora soluciones integradas de negocio soportados en el conocimiento y la experiencia en operaciones de campo ajustadas a las necesidades de cada cliente y las más exigentes normas operacionales, desarrollando alternativas de uso del gas natural buscando el más eficiente modelo de utilización de esta amigable fuente de energía.

GNI tiene la sede principal ubicada en Bogotá y la operación en Buga-Villavicencio y zonas aledañas a Bogotá.

GNI mejora la comunicación y colaboración con Google Apps

Angelica Martinez, responsable de la gestión del proyecto en GNI, nos cuenta sobre la experiencia con Google Apps y con TopSolutions:

Antes de adoptar las Google Apps, nosotros teníamos el email en un alojamiento externo. Nuestra solución de correo ya no estaba a la altura de nuestros requisitos, y además el mantenimiento de los sistemas de correo nos estaba consumiendo entre 2 y 3 días semanales.
La capacidad que teníamos era muy baja y teníamos muchos problemas de conexión y de información (por que se quedaba en los equipos), y cuando se nos presentaba algún problema fuera de la oficina era difícil obtener una solución rápida.
Para no perder los datos que teníamos, empleábamos un esquema de backup mensual tradicional. Teníamos mucho spam y el espacio de email muy limitado (pequeño). Por todo esto decidimos buscar opciones.
Después de evaluar diferentes soluciones nuestro gerente general ha elegido Google Apps como la solución para nuestros problemas. El ya tenia un poco de conocimiento de cómo funcionaban las Google Apps, pero en realidad Google nos aporta más de lo que nos imaginamos al momento de la inversión.
Nuestro equipo IT se encarga de soportar las áreas Administrativa, Comercial y Operación, y cómo el sistema de Google Apps no requiere mucho tiempo y tampoco cantidad de empleados para su mantenimiento, nosotros podemos dedicar más tiempo a otros proyectos.
Los principales objetivos a conseguir eran:
Tener disponibilidad 24 horas en el correo,
Aumentar la capacidad del email,
Mejorar la rapidez de comunicación,
Reducir al mínimo el Spam.
Con Google y TopSolutions hemos logrado todos los objetivos.
El proyecto fue desarrollado de forma rápida y eficiente y el apoyo que tuvimos de parte del equipo de TopSolutions fue constante y muy profesional. Toda la migración fue rápida y segura, siendo la calidad de la implantación uno de los aspectos fundamentales para el cambio exitoso.
Naturalmente al inicio teníamos dudas, pero a medida que el proyecto fue avanzando, nos dimos cuenta que era muy fácil el manejo y que el sistema tenía herramientas que sirven para agilizar el trabajo.
Además con el servicio de E-learning de TopSolutions, siempre disponible y actualizado continuamente, podemos obtener capacitación o aclarar las dudas que tenemos acerca de los usos o herramientas, siempre que es necesario (y todo en línea).
Todos los usuarios se quedan contentos con la solución y la adaptación ha sido muy fácil (de hecho el 80% de nuestros usuarios ya utilizaban Gmail personalmente).
Con el Gmail tenemos mayor capacidad y comunicación más rápida, sobre todo en zonas de difícil conexión como es donde esta la operación de nosotros.
Otro de los aspectos esenciales de la solución es su excelente integración con el chat y vídeo (Google Hangouts) y la posibilidad de trabajar en forma compartida con documentos en tiempo real a través de la Web (Google Docs / Google Drive).
Al día de hoy todos podemos conectarnos en línea desde casa o en sitios bien alejados, una vez que realizamos viajes constantes.
Con las Google Apps las comunicaciones y los procesos se facilitaran, aportando mayor valor al trabajo en equipo y garantizando la seguridad en la información que manejamos.